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Gérer vos archives

Verser

Faire un versement aux Archives départementales, c’est y transférer les documents qui n’ont plus d’utilité administrative pour le service qui les a produits et qui doivent être définitivement conservés. Il s’agit d’un transfert de responsabilité en matière de conservation des archives. Le versement constitue une obligation figurant à l’article L 212-4 du Code du patrimoine.

Comment préparer le versement ?

  • Mettre en ordre les dossiers selon des critères thématiques, alphabétiques, géographiques et chronologiques.
  • Dans la mesure du possible, débarrasser les dossiers des formulaires vierges, photocopies en nombre, bordereaux d’envoi qui les surchargent inutilement.
  • Vérifier que les titres des dossiers ou ensemble de documents correspondent à leur contenu et que les dates qui figurent sur les dossiers sont exactes.
  • Ôter les documents des classeurs, pochettes plastiques et « hamacs » pour les conditionner en boîtes bureau (10 cm maximum), nettement plus pratiques.
  • Numéroter au crayon les boîtes.
  • Rédiger un bordereau de versement (modèle fourni par les Archives départementales), en décrivant le contenu de chacune des boîtes.

Pour la préparation du versement et la rédaction du bordereau, n’hésitez pas à demander conseil aux Archives départementales

Le bordereau doit être transmis par voie électronique aux Archives départementales pour vérification et import des données dans le logiciel de traitement des archives.

Un exemplaire papier doit être retourné aux Archives départementales.

Après prise en charge du versement, une copie des pièces vous sera retournée. Ces documents qui ont valeur de prise en charge sont à conserver.

Télécharger le bordereau


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