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Venir

 

Consulter, reproduire et réutiliser des documents

La salle de lecture

Consultation sur place

Conditions d'accès

L'accueil du public se fait au bâtiment principal situé 24, avenue Gambetta.

Avant l’entrée en salle de lecture, il est obligatoire de déposer ses effets personnels (vêtements d’extérieur, sacs, sacoches, etc.) dans un casier prévu à cet effet, utilisable moyennant une pièce d’1 €.

Le public dispose, pour l'aider dans sa recherche, de guides, d'inventaires, de répertoires et d'ouvrages historiques de référence en accès direct dans la salle de lecture. Il peut également obtenir des renseignements auprès du personnel qui est là pour l'orienter dans ses premières démarches et le conseiller sur la méthode à suivre.

Les documents microfilmés (les registres paroissiaux et l'état civil déposés par les communes) sont communiqués uniquement sous cette forme. Un seul lecteur de microfilms est à la disposition du public.

L'accès et la consultation des ouvrages et documents communicables se font selon les textes en vigueur et sont entièrement gratuits.

Tout lecteur fréquentant les Archives départementales s’engage à respecter le règlement de la salle de lecture.

 


InscriptionLa carte de lecteur

La salle de lecture des Archives départementales est ouverte à tout citoyen, quels que soient son âge et sa nationalité. L’inscription est gratuite, sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire) auprès du président de la salle de lecture. L’inscription est valable pour l’année civile en cours.

Lors de votre inscription, une carte de lecteur nominative et strictement personnelle vous est remise, nécessaire pour demander des documents originaux ou consulter des documents microfilmés et/ou numérisés.


Règlement de la salle de lecture

Le président de la salle de lecture vous accueille lors de votre venue et procède à votre inscription. Son rôle est de vous guider et de vous orienter vers les documents correspondant à vos recherches, mais il n’est pas tenu d’effectuer ces recherches en votre lieu et place.

Le nombre des communications est limité à 10 par personne et par jour. Deux articles peuvent être commandés lors d’une même demande, mais les documents vous sont communiqués un par un, pour éviter tout risque de déclassement. La consultation des microfilms et des documents numérisés est libre.

Ni les documents ni les places en salle de lecture ne peuvent être réservés à l’avance. Il vous est en revanche possible de mettre des documents demandés en réserve pour une consultation ultérieure. Ces documents seront alors à votre disposition en salle de lecture pour une durée de huit jours.

La levée des demandes de communication a lieu toutes les demi-heures de 9 h 15 à 11 h 45 et de 13 h 30 à 16 h.

Il ne sera délivré aucune photocopie entre 11 h 45 et 13 h et après 16 h30.

Des ordinateurs sont à votre disposition pour la consultation des archives numérisées ainsi qu’une collection des répertoires et une bibliothèque d’ouvrages usuels.

  • Le règlement intérieur est affiché en salle de lecture et vous est en outre remis lors de votre première inscription. Destiné à préserver pour les générations futures les documents fragiles et uniques que constituent les archives, il fixe un certain nombre de règles dont le respect s’impose à chacun.  
  • Vestiaire : les lecteurs sont tenus de déposer leurs effets personnels (sacs à main, chemises cartonnées, sacoches d’ordinateurs ou d’appareils photographiques…) dans l’un des casiers prévus à cet effet préalablement à leur entrée en salle de lecture.
  • Attribution des places : les lecteurs choisissent une place libre en salle de lecture. Les places ne peuvent être réservées d’une séance sur l’autre. Le président de la salle de lecture peut dans certains cas imposer la consultation d’un document à une place déterminée (consultation de documents précieux, consultation par dérogation aux délais de communicabilité).
  • Police des salles (discipline) : la salle de lecture est un lieu de travail, où le silence est de mise. Il est interdit d’y introduire de la nourriture ou des boissons (un espace détente est à disposition des lecteurs) et d’y pénétrer avec des animaux (à l’exception des chiens des personnes souffrant d’un handicap visuel). Les téléphones portables sont tolérés en mode silencieux et sous réserve que la prise d’appel se fasse en dehors de la salle de lecture. Les documents sont consultables exclusivement sur place et ne peuvent être empruntés.
  • Préservation des documents : seul le crayon à papier est autorisé pour la prise de notes. Il est interdit d’écrire sur les documents ou de les décalquer. Tout instrument susceptible de porter atteinte à l’intégrité des archives doit être laissé à l’extérieur de la salle de lecture. La communication est strictement personnelle. Les lecteurs sont tenus de préserver l’ordre dans lequel les documents sont classés au sein d’un article.
  • Prévention contre le vol : les personnes chargées d’assurer le service du public sont responsables de la surveillance des salles et habilitées à procéder à des contrôles. Les agents de salle assermentés peuvent dresser procès-verbal en cas d’infraction au code pénal et, en cas de suspicion de vol, à empêcher toute sortie des salles jusqu’à l’arrivée d’un officier de police judiciaire.

Sans préjudice des poursuites pénales prévues en cas de dégradation ou de vol, le non-respect du règlement peut entraîner l’exclusion de la salle de lecture et la suspension ou le retrait de la carte de lecteur.

Consulter le règlement intérieur de la salle de lecture (Pdf 2,95 Mo)

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Consultation à distance

Outre les documents consultables dans la salle de lecture des Archives, il est possible, selon les documents à consulter ou selon vos besoins, de faire vos recherches à distance. Quel type de recherches sont satisfaites à distance ?

Les instruments de recherche et certains fonds d'archives sont progressivement mis en ligne. Consultez régulièrement la rubrique les Echos de la num sur la page d'accueil du site, nous vous informons au fur et à mesure des nouveaux fonds disponibles en ligne. Ces bases mises à votre disposition vous permettront d'identifier les fonds d'archives utiles à votre recherche.

Consulter les instruments de recherche en ligne et repérer les cotes des documents à consulter sur place.

Consulter directement les fonds d'archives qui ont été numérisés.

 


Consulter les microfilms

Pour consulter des microfilms de nos collections dans un autre service d'archives, il vous faut :

  • rechercher les références sur le répertoire disponible sur notre site (deux bobines à la fois maximum),
  • vous déplacer dans le service d'archives de votre choix pour remplir votre demande accompagnée de deux pochettes à bulles format 29 x33 cm affranchies à 6,80 €,
  • dès réception, le délai de consultation en salle de lecture est d'un mois,
  • le service demandeur transmettra les pièces nécessaires au service prêteur.

 

Pour consulter dans nos locaux des microfilms venant d'un autre service d'archives, il vous faut :

  • contacter le service prêteur pour connaître la référence et les modalités d'envoi, se déplacer dans nos locaux pour remplir la demande de prêt et remettre les pièces nécessaires :
  • deux pochettes à bulles format 29 x33 cm affranchies à 6,80 €,
  • un timbre à 1,70 € (pour l'envoi des pièces),

vous serez contacté par téléphone dès réception des microfilms,le délai de consultation en salle de lecture est d'un mois. 

Avant toute demande de communication de microfilms, il vous est conseillé de consulter le répertoire afin de préparer au mieux votre demande.

 

Consulter le répertoire des microfilms (Pdf 134 Ko)


Faire une recherche à distance

Les services d'archives publics ne sont pas tenus d'effectuer des dépouillements exhaustifs en lieu et place des particuliers, susceptibles d'entraver la bonne marche du service public.

Des recherches à distance peuvent être effectuées par le personnel des Archives départementales de la Charente.

Quel type de recherches sont satisfaites à distance ?

  • toutes les recherches d'ordre juridique ou administratif peuvent être réalisées à distance. Les recherches elles-mêmes sont gratuites, mais les pièces reproduites qui vous seront transmises sont payantes.

 

  • concernant les recherches relevant d'un pur intérêt historique ou généalogique, les services d'Archives ont pour mission d'orienter les chercheurs vers des sources documentaires ou bibliographiques et non de se substituer à eux dans les recherches qu'ils mènent. Seules les sources ou références de documents seront indiquées aux chercheurs afin qu'ils viennent les consulter.

Si vous ne pouvez vous déplacer, vous avez la possibilité de vous adresser à un autre chercheur amateur, à un généalogiste professionnel ou à un adhérent d'une association qui consultera les documents à votre place.


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Communicabilité

D'une manière générale, les archives publiques sont communicable de plein droit.

Les délais de communicabilité des archives publiques sont fixés par la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs et la loi du 15 juillet 2008 sur les archives. Certaines exceptions ont cependant pour objet de protéger la vie privée, la sécurité des personnes ou la sûreté de l’État.

Consulter les délais de communicabilités (Pdf 205 Ko)

Les dérogations aux délais légaux sont possibles, pour des recherches scientifiques et selon des modalités strictement définies. Elles sont accordées par le ministre de la Culture (Direction des Archives de France) sur demande aux Archives départementales. Les fonds d’origine privée, donnés ou déposés, sont soumis aux conditions fixées par le donateur ou le déposant.

Télécharger la demande de dérogation (Docx 22 Ko)


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Reproduction

Tarifs des prestations et redevances

Reproductions

La reproduction de documents originaux n'est possible que si l'état du document, celui de la reliure, le format (moins de 30 x40 cm), et la manipulation le permettent.

  • En cas d'envoi postal, un tarif forfaitaire de 3€ est appliqué jusqu’à 20 documents en format A4, en plus du coût de la reproduction.
  • L’envoi par courrier électronique est exclusivement réservé aux reproductions photographiques.
  • Pour toute demande d’envoi postal de plus de 20 documents (ou pour tout document dépassant le format A4), il est demandé au lecteur de contacter le secrétariat des Archives départementales.
Prestations Coût
Photocopies de documents  
A4 noir et blanc 0.18 €
A3 noir et blanc 0.40 €
   
Impression d'images numériques préexistantes  
A4 noir et blanc 0.30 €
A4 couleur             2.00 €
A3 noir et blanc 0.60 €
A3 couleur 4.00 €
   
Impression à partir d'un microfilm   
A4 noir et blanc 0.30 €
   
Photographie numérique  (envoi postal non compris)  
Prise de vue et tirage A4     3.00 €/vue
Prise de vue et tirage A3  4.00 €/vue
Prise de vue et envoi par courriel 2.00 €/vue

 

Mise à disposition d’images numérisées

Toute demande particulière de mise à disposition d’images numérisées nécessitant l’intervention d’un ou plusieurs agents fera l’objet d’un devis réalisé dans un délai d’un mois maximum.

La propriété du cliché reste au Département. La prise de vue numérique reste un service facultatif dans la mesure où les lecteurs ont la possibilité de télécharger les images numérisées en ligne ou de photographier les documents en salle de lecture avec leur propre matériel. En fonction de la disponibilité des agents et du nombre de vues demandées par le lecteur, les demandeurs pourront être invités à recourir aux services d’un prestataire privé qui assurera aux frais du demandeur la prise de vue aux Archives départementales.   

Carte lecteur

Gratuite. En cas de perte, une nouvelle carte vous sera remise gratuitement. La troisième carte est facturée 10 €.


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Réutilisation des informations publiques

Les grands principes

La libre réutilisation des informations publiques est désormais affirmée dans la loi, à condition que « ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées » (article L. 322-1 du CRPA). Le réutilisateur s’engage également à respecter les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés lorsque les informations comportent des données à caractère personnel (article L. 322-2 du CRPA).

Depuis les dernières modifications législatives, toute réutilisation est, par défaut, gratuite (article L. 324-1 du CRPA). Cependant, les services culturels (archives, musées, bibliothèques) bénéficient d’une exception : ces administrations ont la possibilité de mettre en place des redevances pour les informations « issues des opérations de numérisation des fonds et des collections des bibliothèques, y compris des bibliothèques universitaires, des musées et des archives, et, le cas échéant, sur des informations qui y sont associées lorsque ces dernières sont commercialisées conjointement » (article L. 324-2 du CRPA).

Les licences.

Les administrations peuvent mettre en place des licences de réutilisation pour détailler les conditions de la réutilisation. Lorsqu’elles souhaitent mettre en place des redevances, ces licences sont obligatoires.

Les licences gratuites, qui sont facultatives, doivent être choisies dans une liste publiée par décret, ou bien faire l’objet d’une homologation a posteriori. Le décret n° 2017-638 du 27 avril 2017 relatif aux licences de réutilisation à titre gratuit des informations publiques et aux modalités de leur homologation actuellement en vigueur reconnaît uniquement deux licences : la licence ouverte d’Etalab (Pdf 215 Ko) et l’Open database licence (consulter la version en français Pdf 59 Ko).


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