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Gérer vos archives

Vous êtes une personne publique


Législation et réglementation applicables aux archives publiques

En tant qu’agent public (titulaire ou contractuel), salarié d’un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public ou encore officier ministériel, vous produisez tous les jours des archives publiques. 

La bonne conservation des archives, un enjeu démocratique

Se distinguant de la documentation et des publications soumises au dépôt légal, les archives publiques sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires du Code du patrimoine,et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création.

Comme le rappelle la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l’UNESCO, « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ». Parce qu'elles permettent à chaque citoyen d'exercer son droit « de demander compte à tout agent public de son administration » (Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, art. 15), elles doivent être conservées de façon raisonnée et étudiée.

Une organisation à mettre en place avec l’aide de l’administration des archives

Pour être efficace, la gouvernance de l'information doit être prise en compte à un haut niveau hiérarchique et très en amont, dès la création des données et des documents par les services. Elle nécessite la conception d'une stratégie d'archivage, la définition d'objectifs et l'allocation de moyens et de compétences appropriés. En effet, jusqu'à son éventuelle élimination ou versement dans le service public d'archives compétent, tout document ou donnée est placé sous la responsabilité unique du service qui l'a produit (Code du patrimoine, art. L212-4).

Tout producteur d’archives publiques peut faire aux Archives départementales. Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat portant notamment sur « les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination des archives » (Code du patrimoine, art. R212-3), elles peuvent vous aider à :

  • Evaluer votre production documentaire : expertise du cycle de vie et du sort final des données et documents produits ; analyse des procédures de travail ; rédaction de tableaux de gestion ; évaluation des espaces de stockage.
  • Vous conseiller dans la gestion quotidienne de vos documents : définition de plans de classement, d’arborescences, de règles de nommage.
  • Sélectionner les archives présentant un intérêt patrimonial : aide à la préparation de versements, instruction des bordereaux d’élimination et de versement.
  • Vous sensibiliser à la conservation de vos archives : conception et animation de formations sur-mesure et gratuites.

destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe aussi bien documents papier que données numériques.


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Eliminer

Faire une demande d’élimination d’archives publiques

 

Les archives publiques ne peuvent être éliminées sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (art. L212-2 du Code du patrimoine). La destruction non autorisée d’archives publiques constitue un délit (art. L.214-2 et 3). La délivrance des visas d’élimination est une fonction d’État, que le directeur des Archives départementales exerce par délégation du préfet.

L’obtention du visa concerne les archives, et non la documentation (Journal officiel, bulletins officiels de ministères ou de collectivités, périodiques et revues), qui peut être librement éliminée en fonction des besoins des services.

Les documents proposés à l’élimination doivent être sommairement mais précisément décrits dans un bordereau d’élimination (à télécharger ci-dessous). Celui-ci sera adressé en deux exemplaires originaux, signés du chef de service, aux Archives départementales. Après vérification, le directeur des Archives départementales appose son visa (assorti ou non de remarques complémentaires). Les documents ne peuvent être matériellement détruits avant obtention du visa d’élimination.

En cas de refus de visa pour tout ou partie des documents proposés à l’élimination, les documents concernés devront soit être conservés définitivement (et éventuellement versés aux Archives départementales), soit faire l’objet d’une nouvelle demande une fois leur durée d’utilité administrative expirée.

Le bordereau d’élimination visé doit être conservé indéfiniment au sein de votre service : il prouve que les archives ont été éliminées conformément à la règlementation et dégage ainsi votre responsabilité.

Télécharger le bordereau d'élimination (Docx 22 Ko)

Comment remplir le bordereau ?

  • Compléter la partie relative à l’identification du service, en développant les sigles éventuels.
  • Décrire succinctement les documents proposés à l’élimination (colonnes « Nature et contenu des dossiers » et « Années »), en raisonnant par typologies (par exemple : dossiers de marché ; dossiers de subventions ; etc.). Développer également si besoin les sigles. Si les documents proposés à l’élimination sont des doubles, le préciser. Prendre soin d’indiquer systématiquement les dates extrêmes des différentes typologies (par exemple : dossiers de marché 1999-2002). 
  • Indiquer une estimation de la quantité de documents concernés (métrage, quantité de boîtes d’archives ou volume de documents).

Exemples :

  • Factures de fonctionnement (copies, originaux conservés au service des Finances) / 1995-2004 / 15 boîtes d’archives.
  • Dossiers administratifs d’agents ayant cessé leurs fonctions / 1955-1975 / 30 cm.

Détruire les archives

Les archives publiques doivent être détruites de manière à rendre impossible leur récupération par des tiers et à garantir la confidentialité des informations qui y figurent. Il est donc exclu de recourir aux circuits usuels d’élimination des déchets. Les archives en attente de destruction doivent être stockées dans un environnement sécurisé pour éviter tout risque de soustraction de documents.

La destruction doit être faite par des sociétés spécialisées par incinération ou par déchiquetage fin, de manière à ce que les documents ne puissent être reconstitués. Il est conseillé de demander à l’entreprise retenue de fournir un certificat attestant que la destruction a été effectuée conformément à la demande.


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Verser

Faire un versement aux Archives départementales, c’est y transférer les documents qui n’ont plus d’utilité administrative pour le service qui les a produits et qui doivent être définitivement conservés. Il s’agit d’un transfert de responsabilité en matière de conservation des archives. Le versement constitue une obligation figurant à l’article L 212-4 du Code du patrimoine.

Comment préparer le versement ?

  • Mettre en ordre les dossiers selon des critères thématiques, alphabétiques, géographiques et chronologiques.
  • Dans la mesure du possible, débarrasser les dossiers des formulaires vierges, photocopies en nombre, bordereaux d’envoi qui les surchargent inutilement.
  • Vérifier que les titres des dossiers ou ensemble de documents correspondent à leur contenu et que les dates qui figurent sur les dossiers sont exactes.
  • Ôter les documents des classeurs, pochettes plastiques et « hamacs » pour les conditionner en boîtes bureau (10 cm maximum), nettement plus pratiques.
  • Numéroter au crayon les boîtes.
  • Rédiger un bordereau de versement en décrivant le contenu de chacune des boîtes.

Pour la préparation du versement et la rédaction du bordereau, n’hésitez pas à demander conseil aux Archives départementales

Le bordereau doit être transmis par voie électronique aux Archives départementales pour vérification et import des données dans le logiciel de traitement des archives.

Un exemplaire papier doit être retourné aux Archives départementales.

Après prise en charge du versement, une copie des pièces vous sera retournée. Ces documents qui ont valeur de prise en charge sont à conserver.

Télécharger le bordereau de versement (Excel 165 Ko)


Consulter les documents versés aux Archives départementales

Lorsque la consultation d’un dossier versé par votre service aux Archives départementales est nécessaire, une demande peut être faite auprès des Archives départementales, en précisant la cote du dossier concerné (se reporter au bordereau de versement).

Les communications administratives sont limitées dans le temps : le dossier emprunté doit faire retour aux Archives départementales dans le délai imparti.

Le dossier ne doit en aucun cas être modifié par ajout ou soustraction de documents.

Il est également possible de venir consulter le dossier en salle de lecture ou, dans certains cas, d’obtenir une reproduction du document concerné (copie d’une pièce précise).


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