Le Code du Patrimoine (article L.211-4) définit plusieurs catégories d’archives publiques :

• Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ;
• Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
• Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.

Les archives publiques présentent des caractéristiques juridiques particulières : elles sont inaliénables, imprescriptibles et leur élimination est soumise à l’autorisation des Archives départementales.

Les autres documents qui ne relèvent pas de ces dispositions sont considérés comme des archives privées.

Les revues et les ouvrages ne sont pas des archives, mais de la documentation. Comment faire la différence entre archives et documentation ?

• Les archives sont des documents uniques et originaux ayant une valeur probante. Elles sont le reflet de l’organisation et des activités d’un producteur – public ou privé – d’archives. Elles sont rassemblées organiquement pour former un fonds d’archives.
• La documentation se compose de publications diverses (journaux, revues, textes officiels, brochures, ouvrages…). Elle n’est pas constituée de manière organique par un producteur, mais de manière artificielle en fonction de thématiques.

En revanche, la documentation n’est pas dénuée d’intérêt pour les archivistes. En effet, les Archives de la Charente possèdent une bibliothèque où les ouvrages et les publications peuvent trouver leur place. Par ailleurs, la documentation peut permettre d’éclairer ponctuellement le contenu d’un fonds d’archives. Un examen au cas par cas des documents est nécessaire pour évaluer leur intérêt historique et patrimonial.

Oui. Ce sont bien des archives publiques conformément à l’article L.211-1 du Code du Patrimoine qui définit les archives comme l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par des organisme publics dans le cadre de leur activité.

En conséquence, les archives publiques nativement numériques ou numérisées ne peuvent être soustraites ni détruites sans autorisation.

Depuis la loi du 13 mars 2000 (codifiée dans le Code civil), l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier.

Cette reconnaissance juridique est soumise à des règles strictes. Il faut pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des données (et des métadonnées).

La gestion de l’information numérique diffère de celle produite dans l’environnement papier. Pour maintenir l’intégrité et la qualité des données, il est nécessaire d’anticiper sa production via la mise en place de règles de nommage des fichiers, de création de plans de classement, d’identification des métadonnées (techniques, descriptives, cycles de vie), des formats et des droits d’accès. La conservation des archives électroniques est conditionnée à la mise en place d’un système d’archivage spécifique propre à l’électronique conformément à la norme NF Z 42-013.

Les Archives de la Charente ont mis en place leur propre système d’archivage électronique AETAS (éternité en latin) chargé de la conservation illimitée de vos archives historiques ! 

Pour en savoir plus et vous former à l’archivage électronique, n’hésitez pas à vous inscrire aux formations et webinaires 2024  proposés par les Archives de la Charente !

Quel que soit votre poste, votre administration, vous avez des obligations à respecter dans la gestion des archives même si vous n’en êtes pas propriétaire.

Rien de pire que des armoires remplies de dossiers anciens non identifiés d’un agent parti à la retraite ou bien ayant changé de poste !

Nous vous invitons à consulter le Guide pratique intitulée « Je quitte mon poste, comment archiver ? »

Nous vous invitons à suivre les étapes décrites dans le guide du déménagement d’archives.

Les personnes privées chargées d’une mission d’intérêt général et dotées de prérogatives de puissance publique produisent des archives publiques conformément à la définition du Code du patrimoine (art. L 211-4 du Code du patrimoine).

Tous les documents produits dans le cadre de cette mission de service public sont soumis au contrôle technique et scientifique de l’Etat que ce soit pour leur gestion, pour leur élimination ou pour leur versement auprès des Archives de la Charente.

Les autres documents de votre association qui ne relèvent pas de la mission de service public sont des archives privées. Il s’agit généralement des documents relatifs au fonctionnement de votre organisme. Il n’y a pas donc pas d’obligation.

En revanche, certains de ces documents peuvent avoir un intérêt historique et compléter la partie archives publiques. Vous pouvez alors si vous le souhaiter nous confier vos archives privées ! 

Garantir la pérennité des supports matériels qui constituent les archives passe a minima par :

L’aménagement d’un local offrant des conditions climatiques adaptées

• Sa température doit être stable (idéalement comprise entre 16°C et 22°C) et son taux d’hygrométrie ne doit pas excéder 55% afin d’éviter les moisissures.
• L’air ambiant doit être suffisamment brassé et l’apport d’air extérieur extrêmement limité et filtré
• Un local d’archives doit être propre, régulièrement dépoussiéré.
• On évite de stocker les archives à même le sol ou sur du mobilier inadapté. Les rayonnages métalliques sont préférables aux étagères en bois qui peuvent contenir des insectes xylophages.

Les archives doivent être conditionnées en boites ou dans du papier neutre.

Lors du classement, on procède au retrait de certains matériaux corrosifs pour le papier notamment les trombones et les élastiques.

Consultez le guide pratique « Conserver les archives » et les tutoriels relatifs à la « gestion des moisissures ».

Contactez-nous le plus rapidement possible

Après avoir traité l’extrême urgence, il convient de prévenir très vite l’équipe Conservation des Archives de la Charente qui pourra vous prêter main forte et vous aider à faire face aux conséquences de votre sinistre.

Notre équipe est en mesure d’intervenir pour :

• Mener auprès de vous des opérations de sauvetage d’archives,
• Vous prêter du matériel (kits sinistres, déshumidificateurs etc.),
• Vous conseiller et vous mettre en relation avec les services compétents (SIAF, spécialistes de la désinfection ou de la restauration etc.).

Par ailleurs, la directrice des Archives de la Charente assure le contrôle scientifique de l’Etat sur les archives publiques du département. A ce titre, elle doit être consultée pour la mise au point de tout traitement et restauration de documents.

Minimisez les risques de sinistres

Mettre en place des mesures de prévention est le meilleur moyen d’éviter le sinistre. Ceci consiste à identifier les risques pour vos archives, les évaluer et connaître « les gestes qui sauvent » en cas de problème.

Consultez le guide pratique pratique « Prévention des risques ».

Les archives communales sont des archives publiques (Code du patrimoine, art. L 211-4 ).

• Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables.
• Tout agent ou élu est responsable des documents qu’il produit ou reçoit dans le cadre de son travail. Il n’en est pas propriétaire.
• Le code du patrimoine fixe les règles de communicabilité des archives au public (articles L 213-1 et L.213-2 du Code du patrimoine)
• L’Etat par l’intermédiaire du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) et des directeurs des Archives départementales exerce un contrôle scientifique et technique des archives publiques.
• Les destructions d’archives sont soumises au visa du directeur ou de la directrice des Archives départementales.
• Les archives doivent être conservées dans un lieu sûr (fermé à clé, répondant aux normes de sécurité), propre, garantissant de bonnes conditions de conservation.
• Lors de chaque élection municipale ou de renouvèlement du Conseil municipal, un récolement réglementaire des archives est obligatoire. Il s’accompagne d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge signés entre les maires sortant et entrant.

Le maire est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de la commune (Code du patrimoine, art. L 214-3 et L214-4). Il doit notamment prévenir le préfet (ou de la directrice des Archives de la Charente qui en exerce la délégation) en cas de sinistre, de détournement ou de soustraction d’archives (Code du patrimoine, article R. 212-53).

Les communes sont également tenues de faire relier régulièrement leurs registres.

• Tous les 10 ans (années se terminant en -2) pour les actes d’état civil et la table décennale.
• Tous les ans pour les délibérations du Conseil municipal, décisions et arrêtés permanents (ou 5 ans pour les communes de moins de 1000 habitants) ;

Cette reliure doit être traditionnelle cousue, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps.

Le dépôt aux Archives de la Charente des archives historiques de plus de 120 ans pour l’état civil et plus de 50 ans pour les autres documents est prescrit pour les communes de plus 2000 habitants. Dans les faits, ce dépôt n’est pas systématique.

Consulter le guide pratique « Archiver en commune » et télécharger le « référentiel de conservation ».